Privacyverklaring

Denderen ICT is de aanbieder van 4am, een platform voor bandmanagement. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

1. Twee rollen

Dit is belangrijk, dus het staat vooraan. Voor de gegevens van band-accounts (jouw naam, e-mail, abonnement) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een band invult over haar eigen opdrachtgevers (het bruidspaar, de contactpersoon van een zaal) is de band verantwoordelijke en zijn wij alleen verwerker: wij slaan het op en maken het beschikbaar, en doen er verder niets mee. Bands kunnen bij ons een verwerkersovereenkomst opvragen via privacy@4am.nl.

2. Wat wij verwerken

Gegeven	Waarvoor	Grondslag
Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht)	Je account en inloggen	Uitvoering overeenkomst
Bandgegevens, logo, zakelijke en factuurgegevens	Vullen van je offertes, contracten en facturen	Uitvoering overeenkomst
Boekingen, offertes, contracten, bezetting, riders, financiën	De dienst zelf	Uitvoering overeenkomst
Gegevens van jouw opdrachtgevers	Voor jou bewaren (wij zijn verwerker)	Jouw opdracht als verantwoordelijke
Abonnement- en betaalgegevens	Facturatie; de betaling zelf loopt via Mollie	Uitvoering overeenkomst, wettelijke plicht
Handtekening, naam en tijdstip bij ondertekening	Aantonen dat een contract is geaccepteerd	Gerechtvaardigd belang (bewijs)
Technische logs en foutmeldingen	Beveiliging en storingsoplossing	Gerechtvaardigd belang
E-mailadres voor tips en nieuws	Alleen als je je daarvoor hebt aangemeld	Toestemming (altijd intrekbaar)

3. Cookies

4am gebruikt twee functionele cookies: één om je ingelogd te houden en één om je taalkeuze te onthouden.

Daarnaast gebruiken we Google Analytics om te zien hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina's ze lezen. Daarvoor worden cookies geplaatst en gaan statistieken naar Google. We gebruiken dat om de site te verbeteren, niet om een profiel van je op te bouwen, en er staat geen advertentie op deze site. Je kunt deze cookies blokkeren in je browser of met een tracker-blocker; de site blijft gewoon werken.

4. Wie de gegevens verder zien

• Hosting — onze servers staan binnen de Europese Unie.
• Mollie (Nederland) — verwerking van abonnementsbetalingen.
• SMTP2GO — bezorging van e-mail zoals contracten, uitnodigingen en beschikbaarheidsvragen.
• Dropbox — opslag van geüploade documenten, als de installatie daarop is ingericht.
• Google (Analytics) — bezoekersstatistieken van de website.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet voor advertentiedoeleinden. Waar een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte werkt, is de doorgifte gedekt door de waarborgen die de AVG voorschrijft.

5. Hoe lang wij het bewaren

• Account- en bandgegevens: zolang je account bestaat, en tot 30 dagen na verwijdering.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.
• Ondertekende contracten: zolang je account bestaat — het is jouw bewijs.
• Technische logs: maximaal 90 dagen.

6. Jouw rechten

Je kunt ons vragen om inzage in je gegevens, om correctie, om verwijdering, om beperking van de verwerking, of om overdracht in een leesbaar formaat. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en toestemming voor marketing altijd intrekken. Mail naar privacy@4am.nl; wij reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je account verwijderen. Mail naar privacy@4am.nl vanaf het adres waarmee je inlogt, of vraag de beheerder van je band. Wij verwijderen je account en de gegevens die eraan hangen binnen 30 dagen, behalve wat we volgens de wet langer moeten bewaren (zoals facturen).

7. Beveiliging

Wachtwoorden bewaren wij gehasht met bcrypt, verkeer loopt over HTTPS, toegang is per rol én per band afgeschermd, en wij maken dagelijks back-ups. Als er een datalek is dat jou waarschijnlijk raakt, melden wij dat aan jou en aan de toezichthouder zoals de wet voorschrijft.

8. De app

De Android-app van 4am gebruikt dezelfde gegevens als de website en haalt ze op bij onze servers. Op je telefoon zelf blijft alleen dit staan:

• je inlogsleutel (een token), in de beveiligde opslag van Android;
• de laatst opgehaalde agenda, gigsheets en nummers, zodat je ze ook zonder bereik ziet.

Bij uitloggen wordt dit gewist. Bij het inloggen stuurt de app het model van je toestel mee (bijvoorbeeld "Pixel 8"), zodat je in je profiel ziet waar je bent ingelogd en een toestel kunt afmelden. Anders dan de website meet de app zelf niet hoe je hem gebruikt, volgt hij je locatie niet, en zit er geen advertentie- of analysesoftware in. Tik je op "Route naar de show", dan opent de kaart-app van je telefoon met het adres van de zaal; wat die app ermee doet valt onder de voorwaarden van die app. Bijlagen die je opent, worden tijdelijk in de cache van de app gezet.